Новая система объединяет весь документооборот в единой электронной среде - от создания и регистрации документа до его согласования, электронного подписания, отправки и архивирования. Это позволяет значительно сократить объем ручной работы, избежать дублирования информации и находить необходимые документы всего за несколько секунд.
На практике это означает более быстрые рабочие процессы, более точный контроль за выполнением задач и более эффективное взаимодействие между подразделениями предприятия. Кроме того, сокращение расхода бумаги и уменьшение объема печати документов являются еще одним шагом к более устойчивой и экологичной деятельности предприятия.
Важным преимуществом новой системы стала ее интеграция с сервисами eParaksts и e-adrese, что позволяет получать, регистрировать, подписывать и отправлять документы в электронном виде в рамках единой среды. Благодаря этому документооборот становится не только быстрее, но и безопаснее и удобнее как для сотрудников предприятия, так и для партнеров.
Внедрение DVS Namejs обеспечила компания RIX FLOW, специалисты которой также провели обучение сотрудников Daugavpils ūdens. Поскольку система обладает широкими функциональными возможностями, ее новые инструменты будут внедряться поэтапно, что позволит и дальше совершенствовать внутренние рабочие процессы и повышать качество предоставляемых услуг.
Цифровизация - это не самоцель, а возможность работать эффективнее, быстрее принимать решения и уделять больше времени самому важному - обеспечению жителей Даугавпилса качественными услугами водоснабжения и канализации.
No papīra mapēm – uz digitālu dokumentu apriti: SIA “Daugavpils ūdens” ievieš DVS “Namejs”
Dokumentu sagatavošana, saskaņošana un parakstīšana vairs neprasa papīra kaudzes, garu gaidīšanu vai dokumentu pārvietošanu no kabineta uz kabinetu. Šī gada jūnijā SIA “Daugavpils ūdens” darbu uzsāka ar jaunu dokumentu vadības sistēmu DVS “Namejs”, sperot vēl vienu soli uzņēmuma digitalizācijas virzienā.
Jaunā sistēma apvieno visu dokumentu apriti vienotā elektroniskā vidē – no dokumenta izveides un reģistrēšanas līdz saskaņošanai, elektroniskai parakstīšanai, nosūtīšanai un arhivēšanai. Tas ļauj būtiski samazināt manuālo darbu, izvairīties no informācijas dublēšanās un nepieciešamos dokumentus atrast dažu sekunžu laikā.
Ikdienā tas nozīmē ātrākus darba procesus, precīzāku uzdevumu izpildes kontroli un efektīvāku sadarbību starp uzņēmuma struktūrvienībām. Savukārt mazāks papīra patēriņš un retāka dokumentu drukāšana ir vēl viens solis ilgtspējīgākas un videi draudzīgākas uzņēmuma darbības virzienā.
Būtiska priekšrocība ir arī sistēmas integrācija ar eParakstu un e-adresi, kas ļauj elektroniski saņemt, reģistrēt, parakstīt un nosūtīt dokumentus vienotā vidē. Tas padara dokumentu apriti ne tikai ātrāku, bet arī drošāku un ērtāku gan darbiniekiem, gan sadarbības partneriem.
DVS “Namejs” ieviešanu nodrošināja SIA “RIX FLOW”, kuras speciālisti apmācīja arī SIA “Daugavpils ūdens” darbiniekus. Tā kā sistēmai ir plašas funkcionalitātes iespējas, tās tiks pakāpeniski ieviestas ikdienas darbā arī turpmāk, turpinot pilnveidot uzņēmuma darba procesus un paaugstināt sniegto pakalpojumu kvalitāti.
Digitalizācija nav mērķis pati par sevi – tā ir iespēja strādāt efektīvāk, pieņemt ātrākus lēmumus un vairāk laika veltīt tam, kas ir vissvarīgākais – kvalitatīvu ūdenssaimniecības pakalpojumu nodrošināšanai Daugavpils iedzīvotājiem.